Multinacionális környezetben ki ne lett volna már olyan meetingen, ahol a vita teljesen eltért a tárgytól, a fele résztvevő a laptopján, telefonján maileket nézegetett vagy akár angry bird-öt játszott. A személyes megbeszélésekre, információ cserére szükség van, a meeting kikerülhetetlen. 5 tipp hogyan lehet hatékonyabban:
- Csak azokat hívjuk meg, aki szükséges döntéshozatalhoz. Akiket elég informálni, annak a megbeszélési jegyzőkönyvet (meeting minutes) küldjük el.
- Akinek csak egyes agendapontoknál szükséges a jelenléte, az elég ha arra a rövid időre tartózkodik benn. Ehhez szükséges a pontos agenda, tól-ig időpontok előzetes meghatározása, és legfőképp egy levezető személy (facilitátor) aktív jelenléte, aki jelzi a résztvevőknek, ha eltérnek a témától, túllépték a megadott időkeretet.
- Egy másik módszer, ha adunk egy 5 vagy 10Kg-os medicinlabdát annak a kezébe aki épp beszél. Vélhetően jobban fog koncentrálni a lényegre és rövidebbre fogja. Egy-egy alkalommal el lehet sütni. Ennél humánusabb és gyakoribb megoldás, ha van egy facilitátor.
- Gyakoribb és maximum 20-30 perces álló meetinget szervezzünk. A résztvevők könnyebben aktivizálhatók, nem tudnak elfolyni a karosszékekben és elbújni a laptop mögé. Nap elején, max.: 8-10 fős osztályoknál, irodai és termelési környezetben is láttam megbeszélést ilyen formában. És még nagyon LEAN-ek is leszünk, ami végtelenül trendi a multiknál.
- Egyik tanácsadói projektem eredményeinek prezentációja előtt – kísérleti jelleggel – barna csomagoló papírra felragasztottam a kinyomtatott 10-12 fóliát és kihívtam hozzá a résztvevőket. A story line-on ugyanúgy végig lehetett vinni őket, mint kivetítőn, bárki ráírhatta megjegyzéseit az adott fóliára, lehetett nyilazni, kiemelni, karikázni…imádták. Az összes infó egyszerre látszott és nem kellett a fóliák között ide-oda ugrálni, ha bármely adatra, információra kérdezett valaki. 3-4 résztvevőig működik, több ember már kitakarja egymást.
Van olyan ötletetek ebben a témában, ami már bevált?
hatekonyabban 